«Написать потом» — не рабочая запись
Через несколько дней из такой пометки трудно понять, о чём речь. Вы обещали прислать состав, уточнить наличие, помочь с использованием или просто надеялись ещё раз предложить покупку?
Запишите действие так, чтобы выполнить его без восстановления всего разговора. Например: «Завтра уточнить размер упаковки и прислать ссылку на описание. Клиент согласился получить ответ в этом чате».
Здесь уже есть предмет разговора, ваше обязательство и подходящий способ вернуться. Решение о покупке при этом остаётся открытым.
Что сохранять после разговора
Для начала достаточно пяти полей: короткое обозначение контакта, дата разговора, его фактический итог, следующий шаг с ответственным и дата либо условие возврата.
Короткое обозначение помогает отличить одну рабочую ситуацию от другой. Не нужно копировать в каждую запись телефон, полную переписку или личные подробности. Не включайте в общедоступные примеры настоящие контакты и историю клиента.
Фактический итог — это то, что было сказано или сделано. «Попросил описание» — факт. «Очень заинтересован и скоро купит» — ваша интерпретация, если человек этого не говорил.
Следующий шаг лучше начинать с глагола: уточнить, отправить, проверить, согласовать. Слово «клиент» без описания действия не поможет понять, что делать утром.
Как выглядит понятная запись
Все данные ниже вымышлены:
Контакт: клиент К-07. Итог: попросил описание двух вариантов; заказ не подтвердил. Мой шаг: проверить комплектацию и отправить ссылки. Срок: четверг до обеда. Продолжение: после описания клиент напишет сам. Дополнительное напоминание не согласовано.
Обратите внимание на последнюю строку. Завершить собственную задачу — отправить обещанное — не значит получить право на постоянные напоминания.
Можно вести запись ещё короче. Главное, чтобы вы понимали действие, основание и границу общения. Если заполнение формы занимает больше времени, чем сама работа, уберите лишние поля.
Где вести такие записи
Выберите одно основное место: заметки, таблицу, рабочую систему или дневник. Не обязательно заводить сложную CRM для проверки этого подхода.
Проверьте три вещи: можете ли вы быстро добавить запись, увидеть незавершённые дела и ограничить доступ к чужим данным. Когда записи разбросаны по нескольким местам, заранее решите, какое из них считается основным.
В MLM Academy для записей о действиях и договорённостях предусмотрен Пульс — дневник в Telegram. По описанию на сайте он помогает сохранять историю действий и выбирать следующий шаг. Это описание продукта, а не обещание, что сервис сам свяжется с клиентами или выполнит ваши договорённости. Актуальные условия подключения указаны на странице Пульса.
Что смотреть в начале рабочего дня
Откройте незавершённые записи. Сначала найдите обещания, у которых наступил срок: вы должны были ответить, проверить информацию или отправить материал.
Отдельно посмотрите на контакты, к которым разрешено вернуться. Не смешивайте их с людьми, которые отказались или оставили инициативу за собой.
Выберите выполнимый объём работы. Наличие длинного списка не обязывает писать всем сегодня. Важнее соблюсти уже принятую договорённость, чем увеличить число исходящих сообщений.
После действия обновите запись. «Отправлено» и «получен ответ» — разные состояния. Не отмечайте задачу как продажу только потому, что презентация ушла клиенту.
Как подвести итог недели
Посмотрите, какие обещания выполнены, где осталось ожидание ответа и что больше неактуально. Закрывайте отменённые задачи, чтобы они не выглядели как постоянный долг.
Не обязательно сразу строить много показателей. Начните с вопросов: где я забыл вернуться, где записал слишком расплывчато и какое одно изменение поможет на следующей неделе?
Если вы ведёте историю в цифровом сервисе, показатели показывают только внесённые данные. Пропущенная запись не доказывает, что действия не было, а запись о встрече не подтверждает оплату.
Попробуйте на одном разговоре
Возьмите последний рабочий диалог. Запишите его итог, свой следующий шаг и согласованный срок. Затем проверьте, понятна ли запись без открытия переписки.
Этого достаточно для первой проверки. Переносить всю историю общения и покупать новый сервис заранее не требуется.
Нужен дневник рядом с перепиской?
Пульс помогает вести записи о действиях и договорённостях, выбирать следующий шаг и подводить итог недели.
Посмотреть, как работает Пульс